– schválení vyúčtování pořadatelskou jednotkou a uzavření dotace ústředím

Každá dotovaná vzdělávací akce má povinnost zadat do skautISu doklady, které byly hrazeny z poskytnuté dotace (Junákem coby hlavním spolkem, respektive MŠMT).

Lze je zadat skrze: záložku Dotace → kliknutím na tlačítko Vyúčtování dotace rozhraní žádosti o dotaci, tj. záložku Dotace → kliknutím na tlačítko Žádost o dotaci → podzáložku Vyúčtování dotace.

Pomocí tlačítka Přidat zadejte všechny dotované doklady.

Doklady je potřeba zadávat pečlivě (viz obrázky vedle, pozor na roky platnosti), nicméně není potřeba nahrávat jejich skeny do skautISu, třebaže taková možnost je nabídnuta (ve formátu PDF) a vřele ji doporučujeme. Zadaný doklad je možné tlačítkem Uložit a zadat nový a ihned přejít k dalšímu zadávání, či Uložit a vrátit se na seznam dotovaných dokladů. Dotovaná částka se sčítá a ukazuje nad tabulkou. Tato částka nesmí být vyšší, než kolik ukazuje skutečná výše dotace, může být však nižší. Výše dotace se též přepisuje do závěrečného rozpočtu. Pro správné vyúčtování dotace je nutné mít zadanou kompletní skutečnou účast na akci.

Po uzavření účetnictví akce je nutné vyplnit také závěrečný, tj. skutečný rozpočet.

Lze ho zadat skrze:

• záložku Dotace → kliknutím na tlačítko Vyúčtování dotace a následně na tlačítko Přejít na závěrečný rozpočet nebo na podzáložku Závěrečný rozpočet
• rozhraní žádosti o dotaci, tj. záložku Dotace → kliknutím na tlačítko Žádost o dotaci, kliknutím na podzáložku Vyúčtování dotace a následně na tlačítko Přejít na závěrečný rozpočet nebo na podzáložku Závěrečný rozpočet

Objeví se prázdný závěrečný rozpočet ukazuje, na jakou skutečnou výši dotace dosáhnete a jakou částku ještě dostanete/máte vrátit na základě porovnání dotovaných dokladů s již zaslanými zálohami (více informací zde). Stiskněte tlačítko Načíst položky z předpokládaného rozpočtu, potvrďte jejich nahrání a upravte podle skutečnosti. Položka Dotace (MŠMT) se vyplní automaticky podle souhrnné výše částek zadaných dotovaných dokladů - viz výše. Výše rozpočtových položek se edituje stejně jako na záložce Rozpočet.

Kontorla vyúčtování: Předtím než přejdete k odevzdání vyúčtování dotace, je vhodné znovu zkontrolovat, že účtovaná dotační částka není vyšší než částka reálná, že máte zadané a potvrzené skutečné účasti na všech částech akce, že jsou obě strany rozpočtu vyrovnané, nevykazujete zisk aj. SkautIS by neměl zobrazovat žádné upozornění.

Odevzdávání vyúčtování Pokud je vše v pořádku, může hospodář/vůdce/tajemník akce či statutární orgán pořadatelské jednotky v příslušené roli odevzdat vyúčtování.

Odevzdat vyúčtování lze skrze:

• záložku Dotace → kliknutím na tlačítko Odevzdání, potvrzení, kontrola
• rozhraní žádosti o dotaci, tj. záložku Dotace → kliknutím na tlačítko Žádost o dotaci, kliknutím na podzáložku Odevzdání, potvrzení a kontrola

Odevzdávání vyúčtování se provede kliknutím na tlačítko Odevzdat vyúčtování. Kromě toho lze příslušnými tlačítky také stáhnout ve formátu PDF přehled vyúčtování dotace či Rozhodnutí o dotaci. Dotace se odevzdáním uzamkne pro další úpravy (odevzdání však lze vrátit zpět tlačítkem Zrušit odevzdání vyúčtování) a statutární orgán pořadatelské jednotky je upozorněn emailem, že vyúčtování dotace bylo odevzdáno a je potřeba ho potvrdit.

Potvrzení vyúčtování statutárním orgánem pořadatelské jednotky Potvrdit vyúčtování dotace může pouze statutární orgán pořadatelské jednotky či jeho zástupce (musí mít tuto funkci ve skautISu) v roli vedoucího/administrátor (pořadatelské jednotky), a to přímo u akce na záložce Dotace, podzáložce Odevzdání, potvrzení kontrola stisknutím tlačítka Potvrdit vyúčtování (zobrazuje se jen výše zmíněným osobám)!

Další možností je zrušení odevzdání vyúčtování tlačítkem Zrušit odevzdání vyúčtování. Kromě toho lze příslušnými tlačítky také stáhnout ve formátu PDF přehled vyúčtování dotace či Rozhodnutí o dotaci.

Vyjádřit k vyúčtování se může může jakýkoliv člen revizní komise pořadatelské jednotky (musí mít tuto funkci ve skautISu a jeho účet musí být spárován s pořadatelskou jednotkou) v roli - “pořadatelská jednotka”: revizní komise - a to přímo u akce na záložce Dotace, podzáložce Odevzdání, potvrzení kontrola stisknutím tlačítka Vyjádření revizní komise (zobrazuje se jen výše zmíněným osobám)! Odkaz pro vyjádření k vyúčtování na dané záložce je součástí automatického informačního emailu o potvrzení vyúčtování statutárním orgánem pořadatelské jednotky, akci tedy není nutné vyhledávat ve skautISu. Pokud ale členové revizní komise nemají ve skautISu zadaný emailový kontakt (což by mít měli), automatický email, upozorňující na nutnost vyjádření k vyúčtování dotace, nebude zaslán. Kromě toho lze příslušnými tlačítky také stáhnout ve formátu PDF přehled vyúčtování dotace či Rozhodnutí o dotaci. S těmito dokumenty by se měla revizní komise určitě seznámit, aby věděla, k čemu se vyjadřuje! Po napsání vyjádření nezapomeňte uložit tlačítkem Uložit.

Pokud je odevzdané vyúčtování v pořádku, ústřední správce dotací ho uzavře a stav dotace se ve skautISu na záložce Dotace změní na “Uzavřená”. Po uzavření dotace jednotka buď obdrží doplatek dotace, nebo je potřeba vrátit zpět nevyúčtovanou zálohu. Výši doplatku/přeplatku naleznete na podzáložce Závěrečný rozpočet. Případný přeplatek dotace se ústředí vrací na stejný bankovní účet, z nějž přišly zálohy, a to s uvedením stejného specifického a variabilního symbolu. Pokud ústřední správce dotací vyhodnotí vyúčtování jako chybné, nebo bude žádat o jeho doplnění, tato informace přijde emailem hospodáři/vůdci akce a statutárnímu orgánu pořadatelské jednotky - vyúčtování bude nutné opravit/doplnit a opět odevzdat. Po uzavření vyúčtování ústředím se dotace definitivně uzavírá a všechny údaje budou nadále dostupné pouze pro čtení. Připomínáme, že pokud se akce koná v rozmezí více kalendářních let, musí být dotace vyúčtována pro každý kalendářní rok zvlášť podle aktuálně platné Směrnice ke vzdělávacím akcím.