On-line přihlašování na vzdělávací akci umožňuje kompletní správu přihlašování i účastníků VzA na jednom místě a nahrazuje papírové přihlášky.

Při on-line přihlašování se zájemci mohou přihlašovat buď:

1. prostřednictvím databáze vzdělávacích akcí, což je centrální databáze všech vzdělávacích akcí, kde je zájemci nejčastěji hledají, nebo
2. přes seznam vzdělávacích akcí přímo ve skautISu.

Účastníci akce (zájemci) si najdou svoji oblíbenou akci a pomocí přihlašovacího formuláře ve skautISu se přihlásí (projeví zájem o účast).

Vzdělavatelé nastavují způsob přihlašování, a kromě nastavení data přijímání přihlášek mohou do přihlášky doplnit i další doplňující otázky. Dále spravují seznam účastníků. SkautIs také automaticky umožňuje zadávání souhlasů a vyjádření, která jsou potřebná pro některé typy kvalifikačních akcí.

1. Proveďte základní nastavení on-line přihlašování.
2. Vytvořte doplňující otázky a dotazníky pro účastníky.
3. Spravujte seznam účastníků.
4. Kontrolujte splnění podmínek pro přijetí a absolvenčních podmínek.
5. Zadávejte souhlasy a vyjádření k účasti na kvalifikační akci.

Pro nastavení on-line přihlašování na VzA slouží ve skautISu záložka Možnosti přihlášení.

Na této stránce zaškrtněte údaj Přihlašování přes skautIS. Tím se vám zpřístupní údaje Přihlašování začíná a Přihlašování končí, kde můžete nastavit, kdy se mohou účastníci na danou akci začít přihlašovat, případně do kdy je povoleno přijímání přihlášek.

Zároveň se vám zobrazí i odkaz na přihlašovací formulář (v případě VzA s více kurzy má přihláška na každý typ kurzu samostatnou přihlášku). Odkaz je pořadatelům akce dostupný ihned (bez ohledu na termín spuštění přihlašování pro účastníky) a můžete ho snadno kliknutím zkopírovat a použít na vlastním webu, v propagaci akce apod.

Do přihlášky můžete sami doplnit libovolné další otázky pro účastníky. Otázky zadávejte na záložce Možnosti přihlášení.

Vytvořené otázky můžete v přihlášce zobrazit ihned, nebo je můžete doplnit později a vyplnění vyžadovat například pouze u přijatých účastníků.

Seznam účastníků (zájemců) najdete na stránce Účastníci.

Jakmile se účastníci na VzA přihlásí, automaticky dostanete ze skautISu informaci, že máte nového zájemce o účast. Veškerou další komunikaci máte zcela ve své moci - vždy máte v přehledu účastníků k dispozici e-maily a telefonní čísla zájemců, takže můžete posílat ručně e-maily s dalšími informacemi (třeba s výzvou jen pro přijaté účastníky, aby doplnili nějaké doplňující otázky v přihlášce apod.) Tento seznam kontaktů máte k dispozici přímo na stránce Účastníci u vzdělávací akce a také pomocí exportovacího tlačítka i v podobě Excelu.

Na stránce Účastníci můžete:

• Sledovat počet předběžně a závazně přihlášených účastníků.
• Rozhodnout, kdo bude přijat a kdo bude náhradník.
• Zaevidovat splnění vstupních a absolvenčních podmínek.
• Zobrazit si evidenci účastníků kvůli dotaci.
• Odhlásit účastníka (případně znovu přihlásit účastníka).
• Ručně přihlásit účastníky.
• Exportovat přihlášené účastníky do souboru XLSX.

Kontrolu a zaevidování splnění vstupních a absolvenčních podmínek provedete na záložce Účastníci.

Požadavky na jednotlivá vyjádření a souhlasy k přihláškám osob ke kvalifikačním stupňům se řídí Řádem pro vzdělávání činovnic a činovníků (ŘVČČJ) a záleží na typu akce, jaká vyjádření bude potřeba zadat.

Z technického hlediska ve skautISu platí, že tato vyjádření může do skautISu zadat přímo vedoucí nebo jeho zástupci, případně vyjádření může doplnit i kdykoli dodatečně pořadatelský tým vzdělávací akce (pokud by účastník přinesl papírovou přihlášku, tak to z ní může přepsat).

Přišel vám e-mail se žádostí o vyjádření k přihlášce na VzA?

V e-mailu přímo najdete informaci o tom, který z vašich členů či členek se nějaké konkrétní vzdělávací akce účastní a chce získat příslušnou kvalifikaci. Zároveň ve zprávě uvidíte i to, z jaké úrovně je souhlas požadován - oddíl či středisko, případně VOJ.

Klikněte na odkaz, který vede na detailní přihlášku dané osoby ve skautISu.

Pomocí tlačítka Zadat vyjádření vyplňte své doporučení či jiné potřebné textové vyjádření k účasti osoby na kvalifikační akci. Po zadání vašeho vyjádření bude daný účastník informován.

Jak zadat souhlas ručně např. z papírové přihlášky?

V seznamu účastníků na záložce Účastníci vyhledejte příslušnou osobu a stikněte tlačítko Detailní přihláška. Poté vyplňte potřebné souhlasy.

Která vyjádření jsou pro jaké kvalifikace a akce potřeba?

Na vzdělávací akci se můžete přihlásit dvojím způsobem:

1. prostřednictvím databáze vzdělávacích akcí (kurzy.skaut.cz), nebo přes
2. seznam vzdělávacích akcí přímo ve skautISu.

Jak postupovat?

1. Vyhledejte si akci, o kterou máte zájem.
2. U dané akce uvidíte informaci o přihlašování:
   • V případě, že je již přihlašování spuštěno, můžete se rovnou přihlásit stisknutím příslušného tlačítka:
     • v databázi vzdělávacích akcí je to tlačítko Přihlásit se. Po stisknutí tohoto tlačítka budete přesměrováni na přihlášení do skautISu.
     • ve skautISu tlačítko Přihlásit.
   • Není-li ještě přihlašování spuštěno, můžete si nastavit upozornění na začátek přihlašování.
3. Zobrazí se vám Přihláška na vzdělávací akci.
4. Přihlášku zkontrolujte a doplňte potřebné údaje.
5. Pomocí tlačítka Odeslat přihlášku přihlášku odešlete. Odesláním přihlášky budete u dané akce zaevidováni jako předběžný účastník. Vzdělavatelé budou o této skutečnosti informováni e-mailem a vy také.
6. Počkejte, až příslušné osoby doloží vyjádření. O doložení vyjádření budete informování e-mailem, případně můžete kontrolou provést v detailu přihlášky. V případě, že nedojde k včasnému doložení vyjádření, můžete znovu odeslat žádost o doložení vyjádření.
7. Vzdělavatelé následně rozhodnou, zda jste přijati, zda jste náhradník, nebo vaši přihlášku odmítnou. V každém případě dostanete automaticky základní informační e-mail o „změně stavu“ své účasti.

Když se přihlásíte na vzdělávací akci přes skautIS, přijde vedoucím e-mail s instrukcí, aby zadali vyjádření a souhlas s vaší účastí. Toto se ale v některých případech nemusí provést automaticky, např. v případě, kdy nemáte propojený účet ve skautISu. SkautIS pak neví, na jakou adresu odeslat žádost o vyjádření. V takovém případě si musíte nechat účet propojit a následně musíte ručně vyvolat opětovné odeslání žádosti.

• Přihlašte se do skautISu a zobrazte si seznam vzdělávacích akcí.
• Vyhledejte si příslušnou akci. Pro jednodušší dohledání akce můžete použít záložku Moje akce.
• Stiskněte tlačítko Přihlásit.
• Následně uvidíte všechny souhlasy, které musíte dodat. U chybějících souhlasů stiskněte tlačítko Znovu odeslat žádost o vyjádření. Po stisku tlačítka přijde osobě, která se má vyjádřit, příslušný e-mail.