VzA: Účastníci

Tuto záložku může vedoucí akce, zástupce a tajemník.

Záložka slouží pro vedení evidence o účastnících vzdělávací akce. Je rozdělena do tří částí:

1. Obsazenost kurzů
2. Přihlášení účastníci
3. Odhlášení účastníci

Jedná se pouze o přehledovou tabulku, která je souhrnem informací z tabulky „Přihlášení účastníci“ a kapacity kurzu:

• Závazně přihlášeno - ukazuje stav, kolik jste již účastníků přijali.
  Každý účastník, který je označený jako „přijatý“, obdržel e-mail s informací o této skutečnosti. Doporučujeme tento krok neodkládat.
• Předběžně přihlášeno - ukazuje počet účastníků, kteří mají o kurz zájem a odevzdali přihlášku.

V této sekci naleznete seznam přihlášených účastníků včetně základních informací o nich a o jejich účasti na vzdělávací akci.

V seznamu účastníků můžete provádět následující akce:

• Rozhodnout o přijetí, zadat podmínky || || VzA: Správa účastníků
  Pro zadání podmínek, přijetí účastníka, náhradníka atd. stiskněte u konkrétní osoby tlačítko „tužky“, nebo klikněte přímo na daný řádek tabulky. Poté budete moci upravovat údaje daného účastníka.
  V případě, že ručně potvrdíte podmínky přijetí, je třeba zadat poznámku, proč se tak stalo. Nebude-li poznámka zadána, nepůjde požádat o dekret.
  
  
• Odhlásit účastníka || Odhlásit || Odhlašování účastníka
  Odhlášení účastníka z vašeho nebo jeho rozhodnutí. Před potvrzením odhlášení doporučujeme zadat důvod odhlášení, protože o této skutečnosti je účastník informován e-mailem, a bylo by dobré, aby znal důvod, proč se dané akce nemůže zúčastnit.
  Daný účastník se následně „přesune“ ze sekce „Přihlášení účastníci“ do sekce „Odhlášení účastníci“.
  
  
• Zobrazit detailní přihlášku účastníka || Detailní přihláška || VzA: Přihláška na vzdělávací akci
  V detailu přihlášky dané osoby můžete zkontrolovat seznam odpovědí a vyjádřených souhlasů, případně vyjádření sami doplnit.
  
  
• Přidat účastníka || Přihlásit osobu || VzA: Přidání účastníka
  Jedná se o „ruční“ přihlášení účastníka. Tuto možnost přihlášení účastníka používejte výjimečně, pokud např. máte od zájemce papírovou přihlášku, daný zájemce nemá možnost přihlásit se on-line sám, případně můžete dodatečně přidat účastníka po ukončení přihlašování.
  Pro přidání účastníka musíte mít nastavenu správnou roli, např. vedoucí nebo tajemník akce, nebo vedoucí/administrátor pořadatelské jednotky.
  Pokud osobu přidáte ručně, nebudete mít od ní vyplněnou přihlášku (odpovědi na otázky, potvrzení podmínek)!
  
  
• Exportovat seznam účastníků || Export přihlášených účastníků (XLSX) ||
  Pomocí tohoto tlačítka si můžete kdykoliv připravit a stáhnout přehled všech přihlášených účastníků ve formátu určeném pro Excel a dále s tímto seznamem pracovat. Například si tak můžete vytisknout přehled účastníků, který si vezmete s sebou na kurz, kde není přístup k internetu. V tomto seznamu najdete všechny informace, které byste mohli potřebovat, a to nejen o daném účastníkovi, ale i o jednotce, ke které patří, potřebná vyjádření, odpovědi na vaše otázky atp.
  Pokud chcete vědět, jaké konkrétní informace se v seznamu budou nacházet, můžete tlačítko stisknout, i když nebudete mít ještě žádné účastníky. V exportu se bude nacházet pouze hlavička s názvy údajů.
  
  
• Evidovat účastníky pro účely ubytování || Evidence ubytovaných (poplatek z pobytu) ||
  Tímto tlačítkem vygenerujete Excel s potřebným přehledem pro evidenci ubytovaných. Tento přehled obsahuje nejen účastníky, ale i vedení akce a všechny členy týmu akce v podobě, která má všechny potřebné údaje (včetně čísel občanských průkazů). Toto lze využít v místech, kde daná obec vydala místní vyhlášku k poplatku z pobytu, a provozovatel základny/klubovny, kde se přespává, bude údaje vyžadovat.
  
  
• Evidovat účastníky pro účely dotace || Evidence účastníků kvůli dotaci || Dotace: Skutečná účast
  Dané tlačítko je viditelné jen v případě, že si akce podala žádost o dotaci a ta byla schválena. Po stisku se dostanete na stránku, kde zadáte skutečná účast přihlášených frekventantů pro dotační účely.

SkautIS umožňuje přihlašovat na akci i nečleny.

Přihlášeného nečlena poznáte tak, že:

1. ve sloupci Středisko není uvedena žádná informace.
2. v detailu přihlášky je uvedeno NENÍ ČLENEM JUNÁKA - ČESKÉHO SKAUTA.

Může se ale stát, že přihlášená osoba je členem a přesto v účastnících je vedena jako nečlen. K této situaci dojde, pokud se osoba přihlásí nepropojeným účtem. Jak tuto situaci napravit?

1. Pokud osoba nemá ještě propojený účet, je nutné, aby si účastník účet propojil, a tím dojde k ověření, že je registrovaný.
   
   
2. Pokud osoba již má propojený účet, je potřeba, aby se přihlásila do skautISu tímto propojeným účtem a znovu se na akci přihlásila. Ze seznamu účastníků pak nepropojený účet „odhlašte“ pomocí tlačítka Odhlásit.

Na nečlena nelze žádat o dotaci, tzn. neuvidíte ho v Evidenci účastníků kvůli dotaci.

Nečlenům také nelze zaškrtnout splnění podmínek, kvalifikace jim nemůže být standardní cestou přiznána (konzultujte na vzdelavani@skaut.cz).

V případě, že zájemce o účast odhlásíte, najdete ho pak v této sekci, která tedy zobrazuje seznam všech odhlášených zájemců.

Pomocí tlačítka Znovu přihlásit můžete daného účastníka znovu přijmout k účasti na akci. Tuto možnost opětovného přihlášení účastníka využijete např. v případě, že se vám uvolnila kapacita nebo došlo k omylu.