Základním kamenem pro administrativu vzdělávacích akcí je Řád pro vzdělávání činovníků a činovnic. Dalším souvisejícím dokumentem je Směrnice ke vzdělávacím akcím.

Doporučujeme, abyste za vaši akci vyplnili maximum ​informací, přestože nemusí být povinné pro její schválení. Smyslem databáze ​vzdělávacích akcí, ve které jsou pak informace zveřejněny,​ je umožnit zájemcům o vzdělávání vybrat si kurz či zkoušku, který co nejlépe odpovídá jejich potřebám a očekávání. To mohou udělat pouze tehdy, pokud mají o akcích dostatek informací.

Úvodní stránku VzA ve skautISu najdete na stránce Vzdělávací akce (menu Akce > Vzdělávací akce).

Na této stránce můžete:

• Založit vzdělávací akci pomocí tlačítka Nová vzdělávací akce.
• Zobrazit zveřejněné vzdělávací akce na záložce Zveřejněné akce a vyhledávat v těchto akcích dle přednastavených filtrů.
• Stáhnout seznam zobrazených (zafiltrovaných) vzdělávacích akcí do PDF pomocí tlačítka Přehled vzdělávacích akcí (PDF) na záložce Zveřejněné akce.
• Zobrazit své akce na záložce Moje akce.

Na této záložce najdete přehled vzdělávacích akcí, ke kterým máte nějaký vztah - na akci jste podali přihlášku či se jí účastníte, jste součástí týmu akce nebo zkušební komise, nebo máte k akci oprávnění na základě vaší role v pořádající či nadřízené jednotce.

Stejně jako na záložce Zveřejněné akce můžete i zde filtrovat dle přednastavených filtrů. Důležitým filtrem na této záložce je filtr Vztah k akci, kdy akce můžete filtrovat podle toho, zda jste účastník akce, jste v týmu, nebo zda danou akci pořádá vaše nebo podřízená jednotka.

1. Nejprve založte svoji akci dle postupu v článku Založení vzdělávací akce.
2. Zadejte povinné údaje. Pro schválení vzdělávací akce ústředím je nutné správně vyplnit údaje na následujících záložkách:
   • Základní a veřejné údaje - základní údaje o VzA a kontakty, přehled kurzů a jejich umístění a termínů.
   • Další údaje - doplňující informace o akci.
   • Vedení akce - správa kontaktů potřebných pro vedení akce.
   • Instruktoři a tým - zadání ostatních členů instruktorského/pořadatelského týmu včetně osob uvedených na záložce Vedení akce.
   • Účastníci - evidence účastníků kurzu.
   • Rozpočet - údaje o plánovaném rozpočtu akce.
   • Projekt - povinné zadání projektů a závěrečných zpráv u všech kvalifikačních akcí(všechny kromě zdravotnických akcí a seminářů bez dotace)
3. Zadejte volitelné údaje.
   • Zkoušky a dekrety - založení zkoušek, zadání zkušebních komisí a jejich schvalování, vystavování dekretů/osvědčení/absolventských listů a zápis získaných kvalifikací/absolvencí.
   • Dotace - podání žádosti o dotaci a její vyúčtování.
4. Nastavte způsob přihlašování na záložce Možnosti přihlášení. Zde můžete vytvářet i vlastní otázky pro přihlášku.
5. Zveřejněte akci v databázi vzdělávacích akcí (kurzy.skaut.cz).
6. Průběžnou kontrolu zadávaných údajů, schválení akce pořadatelskou jednotkou a předání akce ke schválení ústředím proveďte na záložce Stav a odevzdání.

Způsob přihlašování na vzdělávací akci se nastavuje na záložce Možnosti přihlášení pomocí přepínače Přihlašování přes skautIS.

V případě, že zvolíte možnost „Ano“, budou se účastníci přihlašovat on-line, tzn. buď:

1. prostřednictvím databáze vzdělávacích akcí, což je centrální databáze všech vzdělávacích akcí, kde je zájemci nejčastěji hledají, nebo
2. přes seznam vzdělávacích akcí přímo ve skautISu.

Při nastavení možnosti na hodnotu „Ne“ nebude on-line přihlašování povoleno. V tomto případě do údaje Kde se přihlašovat popište, jak se mohou na danou akci účastníci přihlásit.

Chcete vědět, jak bude vámi založená akce vypadat po zveřejnění v databázi vzdělávacích akcí (kurzy.skaut.cz)?

Podívejte se na článek VzA: Zobrazení akce na webu databáze vzdělávacích akcí !