Tábory: Táborové e-přihlášky

Táborové e-přihlášky slouží pro snadné získání přihlášek na tábor od jednotlivých účastníků.

Stejně jako u e-přihlášek do organizace, není potřeba pro vyplnění táborové e-přihlášky mít účet ve skautISu.

Táborovou e-přihlášku NELZE ODESLAT v případě, že:
1) nezletilý účastník nemá vyplněn kontakt na zákonného zástupce v sekci RODINA (anebo zletilý účastník nemá vyplněný svůj hlavní kontakt)
2) účastník nemá vyplněno datum narození
3) u účastníka chybí rodné číslo

Do agendy táborových e-přihlášek se vstupuje přes stránku Účastníci a přihlášky v části Seznam účastníků tábora.

Abyste mohli táborové e-přihlášky používat, musíte nejprve e-přihlášky zapnout. Po jejich zapnutí se v CHYTRÉ TABULCE se seznamem účastníků kromě standardních sloupců zobrazí navíc i sloupce vztahující se k procesu zpracování e-přihlášky:

• Přijat
  Pokud účastník účast v e-přihlášce potvrdí, nastaví se hodnota „Ano“. V případě odmítnutí účasti, nebo nevyplnění e-přihlášky je zde nastavena hodnota „Ne“.
  Tento sloupec může vedoucí sám změnit a účast tím tedy potvrdit, nebo odmítnout.

• Cena
  Cena, která byla zadána při zasílání konkrétních e-přihlášek (může vycházet z nastavení výchozích hodnot). Hodnota se zobrazí až v případě odeslání žádosti o vyplnění e-přihlášky.

• Stav
  Stav e-přihlášky v podobě semaforu, podobně jako je to u aktualizace údajů. Po najetí myší se v tooltipu nad barevným kolečkem objeví vysvětlující text daného stavu:
  • Neodesláno - e-přihláška zatím nebyla dané osobě poslána.
  • Čeká - e-přihláška není zatím vyplněna.
  • Přijato - účastník odevzdal e-přihlášku a potvrdil účast.
  • Odmítnuto - účastník aktivně odmítl účast.
  • Vypršela platnost - účastník nestihl přihlášku v daném termínu vyplnit.

• E-přihláška
  Tlačítko vedoucí na detail vyplněné e-přihlášky. Tlačítko se zobrazí až v případě odeslání žádosti o vyplnění e-přihlášky.

Celý proces práce s táborovými e-přihláškami můžeme rozložit do 4 kroků:

Abyste mohli funkcionalitu táborových e-přihlášek správně používat, musíte provést následující kroky:

A. Kontrola kontaktů členů

B. Kontrola vyplnění rodného čísla a data narození

C. Zapnutí táborových e-přihlášek

D. Nastavení výchozích hodnot

Před vlastním odesláním e-mailu s odkazem na vyplnění e-přihlášky, musíte přidat předpokládané účastníky do tabulky se seznamem účastníků v sekci Jmenný seznam účastníků (stejný postup jako v případě nezapnutých e-přihlášek, tzn. přes tlačítka pro přidání osob).

Teprve poté můžete e-přihlášky zaslat, a to ze stránky Odeslání táborové e-přihlášky, na kterou se dostanete pomocí tlačítka Táborové e-přihlášky.

Před odesláním e-přihlášky je u každého účastníka nastaven stav na „Neodesláno“.

Po odeslání e-přihlášky (před jejím vyplněním) se stav změní na „Čeká“.

Po výběru účastníků, před samotným odesláním e-přihlášek (e-mailů s odkazem na vyplnění e-přihlášky), můžete ještě některé výchozí hodnoty e-přihlášky upravit přímo na stránce Odeslání táborové e-přihlášky (cenu, termín platby, SS a vlastní text e-mailu). Můžete tedy vybrat třeba jen část osob a v rámci toho jim změnit výchozí hodnoty přihlášky (např. pokud by roveři, vedoucí či některé osoby měly platit jinou částku, než je výchozí apod.). Pokud si přejete změnit ještě i jiné hodnoty, musíte je před odesláním změnit přímo v nastavení e-přihlášek.

Účastník obdrží e-mail s odkazem na vyplnění e-přihlášky, který bude mít omezenou platnost, a to 14 dnů od obdržení e-mailu anebo do uzávěrky přijímání přihlášek na tábor. E-mail bude u dětí odeslán na adresu zákonných zástupců, u dospělých na vlastní hlavní e-mail.

Účastník s nevyplněným rodným číslem v detailu své osoby nebude moci e-přihlášku vyplnit, protože podmínkou pro vstup do formuláře je zadání koncového čtyřčíslí rodného čísla. Pokud tedy přidáváte nového účastníka - nečlena, rodné číslo mu vyplňte.

Potvrdí-li účastník účast:

• Zobrazí se mu v závěrečném kroku vyplnění e-přihlášky instrukce pro platbu, které jste zadali v nastavení e-přihlášky.
• Platební instrukce budou účastníkovi ještě zaslány i v potvrzujícím informačním e-mailu.
• Vedoucí tábora bude o potvrzení účasti informován e-mailem.
• U dané osoby se v tabulce účastníků nastaví tyto hodnoty:
  • stav e-přihlášky bude „Přijato“
  • doplní se datum potvrzení účasti
  • sloupce „Přijat“, „Předpokládaná účast“ a „Skutečná účast“ se nastaví na „Ano“
  • do sloupce „Skutečný počet dnů“ se nastaví celkový počet dnů tábora

Odmítne-li účastník účast:

• Účastníkovi i vedoucímu tábora bude zaslán e-mail informující o odmítnutí účasti.
• U dané osoby se v tabulce účastníků nastaví tyto hodnoty:
  • stav e-přihlášky bude „Odmítnuto“
  • doplní se datum odmítnutí účasti
  • sloupce „Přijat“ a „Skutečná účast“ se nastaví na „Ne“
  • do sloupce „Skutečný počet dnů“ se nastaví 0

V případě odmítnutí účasti bude řádek s tímto stavem v tabulce účastníků světle oranžově podbarven.

Průběžně kontrolujte stav odevzdání e-přihlášek a celý proces přihlašování dokončete po (přednastaveném datu uzavření přihlášek).

V případě potřeby můžete:

• Rozhodovat o přijetí či nepřijetí účastníka bez ohledu na stav vyplněné e-přihlášky
  I když je e-přihláška odevzdaná účastníkem, můžete ručně upravovat informaci o přijetí.
  • ⇒ Pokud účastník účast odmítl, ale dodatečně jste se dohodli na jeho účasti, můžete mu účast potvrdit zaškrtnutím sloupce Přijat. Stav e-přihlášky se nezmění, zůstane stále ve stavu „Odmítnuto“. Po uložení hodnoty „Ano“ ve sloupci „Přijat“ se nastaví také „Skutečná účast“ na hodnotu „Ano“. Pokud si přejete přednastavit i „Skutečný počet dnů“, musíte v tomto sloupci hodnotu smazat.
  • ⇒ Postupujte obdobně i v opačném případě, tzn. pokud si někdo účast rozmyslí. Stav e-přihlášky se nezmění, zůstane stále ve stavu „Přijato“. Po uložení hodnoty „Ne“ ve sloupci „Přijat“ se nastaví také „Skutečná účast“ na hodnotu „Ne“ a vynuluje se „Skutečný počet dnů“.

• E-přihlášku za účastníka vyplnit/odmítnout (podobně jako u VzA)
  • E-přihláška daného účastníka musí být ve stavu „Čeká“.
  • Pro vstup do formuláře stiskněte tlačítko Detail.
  • Chcete-li účast za osobu odmítnout, stiskněte na konci formuláře tlačítko Zrušit účast.
  • Stav e-přihlášky se po zrušení účasti změní na „Odmítnuto“. Naopak, po vyplnění formuláře zůstane ve stavu „Čeká“.

Po stisku tlačítka Detail v seznamu účastníků se vám zobrazí e-přihláška daného účastníka.

Je-li přihláška již účastníkem zpracována, tzn. je ve stavu „Přijato“ nebo „Odmítnuto“, budete o této skutečnosti v horní části stránky informováni. Údaje na přihlášce již měnit nemůžete.

Je-li přihláška ve stavu „Čeká“, můžete:

• Znovu odeslat účastníkovi odkaz na vyplnění e-přihlášky
  • Ztratí-li účastník e-mail s odkazem na vyplnění přihlášky, můžete mu ho znovu zaslat.

• E-přihlášku za účastníka vyplnit
  • V dolní části formuláře stiskněte tlačítko Upravit.
  • Vyplňte požadované údaje.
  • Údaje uložte pomocí tlačítka Uložit.
  • Když za účastníka přihlášku vyplníte, nedojde automaticky k potvrzení účasti. Účast musíte v tabulce účastníků ručně nastavit.
  • Stav e-přihlášky se nezmění a bude stále „Čeká“.

• Za účastníka odmítnout účast
  • V dolní části formuláře stiskněte tlačítko Zrušit účast.
  • Toto zrušení účasti se promítne i do tabulky účastníků, tzn. sloupec „Přijat“ se nastaví na hodnotu „Ne“.
  • Stav e-přihlášky se změní na „Odmítnuto“.

• Ztratí-li účastník e-mail s odkazem na vyplnění e-přihlášky, nebo odešlete-li e-přihlášku omylem na chybný e-mail, můžete odkaz na vyplnění e-přihlášky znovu zaslat například e-mailem.
  • V tabulce účastníků u dané osoby, jejíž e-přihláška je ve stavu „Čeká“, stiskněte tlačítko Detail.
  • V horní části formuláře v modrém infoboxu naleznete text: Nacházíte se na stránce táborové přihlášky, která je přístupná jen vedení tábora, pro běžné vyplnění přihlášky rodičem (účastníkem) předejte následující odkaz. Pokud infobox nevidíte, nemáte správnou roli.

• Odkaz zkopírujte a znovu účastníkovi zašlete.

• V případě vypršení platnosti odkazu na vyplnění e-přihášky (modré kolečko ) můžete e-přihlášku účastníkovi znovu odeslat. Postupujte obdobně jako u dosud neodeslaných e-přihlášek, tzn. přejděte do seznamu osob pro zaslání e-přihlášek a vyberte ty osoby, u nichž již e-přihláška propadla. Řiďte se postupem popsaným v článku Táborové e-přihlášky: Odeslání e-přihlášky, body 1 a 2.

Může se stát, že při vyplňování e-přihlášky nemůže účastník ověřit svoji osobu.

V tomto případě zkontrolujte, zda daná osoba má ve svém účtu správně vyplněné datum narození a rodné číslo.

Tento problém může nastat nejčastěji u nečlenů, kde není povinností rodné číslo vyplňovat.

Nemůžete-li na stránce s výběrem osob pro zaslání e-přihlášky daného účastníka vybrat, tzn. není u něho zobrazen checkbox:

• Dané osobě již e-přihláška byla odeslána.
• Tato osoba nemá vyplněný hlavní kontakt.
  To znamená, že dospělý účastník musí mít ve svých kontaktech vyplněn hlavní e-mail, u osoby mladší 18 let musí být v sekci RODINA zadán zákonný zástupce s vyplněným hlavním e-mailem.
• Tábor má již uzavřené přihlašování.

Po kliknutí na odkaz pro vyplnění táborové e-přihlášky se zobrazí hláška Neplatná přihláška.

• Zkontrolujte datum platnosti odkazu v e-přihlášce.
  • Pokud toto datum již uplynulo, kontaktujte vedoucího tábora se žádostí o opětovné zaslání e-mailu.
  • Datum platnosti je v pořádku.
    Jste si jisti, že jste ještě e-přihlášku nevyplnili?
    • Pokud si nejste jisti, kontaktujte vedoucího tábora, který vám stav vaší e-přihlášky oznámí.
    • Jsem si jist, že jsem ještě e-přihlášku nevyplnil.
      • V tomto případě již bohužel došlo k uzavření přihlašování. Opět kontaktujte vedoucího, který může buď dobu přihlašování prodloužit, případně e-přihlášku za účastníka vyplnit.

Pokud máte zažitý vlastní systém pro platby (např. vystavujete vlastní faktury) a nechcete využívat platební instrukce v nastavení e-přihlášek, postupujte následovně:

1. V nastavení e-přihlášky vyberte v poli Číslo účtu hodnotu „Platba v hotovosti“.
2. Do pole Poznámka k platbě uveďte informaci, jakým způsobem bude platba realizována, např. „Vyčkejte na zaslání faktury“ apod.
3. Pole Cena - částka musí být nastavena na alespoň 0 Kč. Doporučujeme vyplnit reálný účastnický poplatek, alespoň bude účastník vědět, kolik má v budoucnu zaplatit.
4. Pole Datum splatnosti musí mít nějakou hodnotu (například den před začátkem tábora) - datum se sice v e-přihlášce neobjeví, ale bez zadané splatnosti nelze e-přihlášku odeslat.

Jak postupovat v případě, že máte společný tábor pro různé skupiny účastníků, např. pro skauty a vlčata, ale jedna skupina jede na kratší dobu? Určitě nezakládejte nový tábor nebo neměňte termín tábora!

Každý tábor v rámci své hlášenky má pevně daný termín - to je oficiální doba konání celého tábora a ta se zobrazuje ve skautISu i v rámci základních informací o táboře v elektronické přihlášce. Tento termín záměrně neumožňujeme změnit. To, že někteří účastníci se účastní (nebo je pro danou kategorii pořádán) jen po kratší dobu, neznamená, že je to jiný tábor s jiným termínem.

Jak tedy v tomto případě postupovat při zasílání e-přihlášek? Systém umožňuje jak uvedení skutečné účasti (menšího počtu dnů u osob, které se účastní kratší dobu), tak i v rámci táborových e-přihlášek informovat rodiče, že pro nějaké účastníky (např. vlčata) má tábor jen kratší termín. Postup je vlastně velmi snadný a jednotlivé věci lze vyřešit následujícím způsobem:

• Skutečnou kratší účast lze po táboře zadat v tabulce Seznam účastníků tábora, kde místo předvyplněného „Skutečného počtu dnů“ zapište u příslušných osob nižší počet dní odpovídající kratší účasti (toto je věc, která funguje ve skautISu v táborových hlášenkách už mnoho let stále stejně)

• V rámci e-přihlášky můžete v popsaném případě v rámci nastavení doplnit vlastní informace/otázky, kde jednoduše přidáte vlastní informační texty a v nich bude uveden například text ve smyslu „vlčata jedou od - do, skauti po celou dobu, …„
  Tuto informaci každý rodič/dospělý účastník uvidí přímo v informacích při vyplňování e-přihlášky.

• Obdobnou informaci navíc můžete vložit i přímo do textu průvodního e-mailu, který se ze skautISu bude posílat spolu s táborovou e-přihláškou.
  Buď to uděláte univerzálně a vložíte text v nastavení do pole „Vlastní text v e-mailu“ pro všechny, nebo tento text můžete upravit a individualizovat až při rozesílání konkrétním osobám. Díky tomu můžete třeba nejprve rozeslat přihlášky na tábor vlčatům, které jedou na kratší dobu a jim do toho textu uvedete, např. „tábor je pořádaný pro celé středisko, ale vlčata se účastní jen části od XX do YY, zatímco úplně po celou dobu tábora se účastní jen skauti“ apod.
  V tomto případě informaci rodič uvidí rovnou i v e-mailu, a to dříve, než rozklikne vyplňování táborové e-přihlášky.