Založit sněm je nutné v roli: Vedoucí/administrátor daného střediska – není tedy možné sněm založit v roli vedoucí/administrátor nadřízené jednotky. Pokud je toto nezbytně nutné, přidělte si napřed roli vedoucí/administrátor dané jednotky. Založení se provádí na záložce Akce kliknutím na tlačítko Svolat sněm.

Při zakládání sněmu je třeba vyplnit informace o sněmu – datum a čas zahájení a ukončení (pozor, je třeba vyplnit všechny údaje) a místo konání – tyto údaje je později možné změnit. Místo konání je možné vybrat z mapy. Tlačítkem Zobrazit mapu se automaticky vyhledá zadané místo konání, tlačítkem Uložit polohu se souřadnice z mapy uloží do formuláře sněmu.

Zároveň si vybíráte, zda jde o sněm řádný, nebo mimořádný. U mimořádného sněmu je pak ještě třeba zaškrtnout, které funkce na něm budou voleny. U řádného sněmu jsou automaticky vybrány všechny funkce (řádný sněm má pravomoc úplné volby).

Po stisknutí tlačítka Uložit se zobrazí upozornění, že sněm již proběhl. To je třeba potvrdit (OK). Pak se zobrazí stránka se základními údaji o sněmu.

Dole najdete přehled šablon všech dokumentů, které potřebujete.

Založením sněmu se rozešle e-mailové upozornění administrátorovi dané jednotky a administrátorovi nadřízené VOJ. V případě již proběhlého sněmu se nerozesílá upozornění delegátům.

Přejděte na záložku Kandidátní komise a zadejte tři členy, jednoho z nich označte jako předsedu.

V současné době je funkce předsedy hlavně pro přesnost, předseda nemá ve skautISu žádné zvláštní pravomoce.

Tímto je založen sněm. Je třeba zadat kandidáty a výsledky voleb.

Pro zadávání a schvalování kandidátů nově není nutné přihlašovat se do kandidátní komise a přepínat na roli roli Účastník sněmu. V přehledu daného sněmu (Akce - Přehled sněmu - daný sněm) vyberte záložku Volené funkce. Vzhledem k praktičnosti doporučujeme vkládat pouze zvolené kandidáty, případně ty, kteří získali alespoň jeden hlas (a jsou tedy náhradníky - má smysl u delegátů ostatních sněmů).

Kliknutím na odkaz kandidovat se dostanete na formulář kandidatury na danou funkci. Ten je třeba vyplnit – červeně vyznačená pole jsou povinná.

V případě kandidatury na „párovou“ funkci (vůdce střediska/zástupce vůdce střediska) je třeba také zadat, s kým kandiduje. To se ale zadává až u druhé kandidatury v pořadí. Tam je pak k dispozici výběr z již zadaných kandidátů na příslušnou funkci. Spojení dvojic probíhá až při zadání druhého z dvojice.

1. dva lidé kandidují spolu standardně jako dvojice a do kandidátky do textu uvedou, že kandidují ještě s třetí osobou
2. třetí osoba kandiduje na zástupce (bez párování s někým dalším) a do textu kandidátky opět napíše, že ve trojici s těmi zbylými dvěma
3. na sněmu je hlasovací lístek, kde jsou všechny tři osoby najednou jako „jedna kandidující trojice“!
4. pokud jsou zvoleni, tak ke všem třem lidem (přestože jsou na „nespojených kandidátkách“) zadáte stejný počet hlasů a že dvojice byla zvolena
5. třetí osobu pak jednoduše zadáte do funkce zástupce vedoucího (skautIS hlídá, že zástupci můžou být 1 nebo 2)
6. na zkráceném zápisu pro rejstřík zkontrolujete, že je připsaný i druhý zástupce, souhlas pro druhého zástupce vygeneruje skautIS dle běžné zvyklosti

Je možné zvolit, které údaje se mají zveřejnit - kontaktní, kvalifikace, a údaje o funkcích. V kontaktních informacích jsou předem zvolené Hlavní telefon a Hlavní e-mail, ostatní údaje lze zaškrtnutím patřičného pole přidat. U kvalifikací a funkcí jsou předem zvolené všechny záznamy, odškrtnutím patřičného pole je možné je nezveřejnit.

Na konci je třeba zaškrtnout dvě (případně tři) pole prohlášení – o pravdivosti údajů, o občanské bezúhonnosti a případně o nespolupráci s StB. Tato prohlášení pak bude potřeba podepsat na písemné zprávě kandidátní komise.

Kliknutím na tlačítko Uložit se kandidatura uloží.

Členům kandidátní komise se na záložce Kandidáti zobrazují dvě tabulky – Ke schválení a Schválený.

Kandidatury čekající na schválení je třeba zobrazit a pomocí tlačítek na konci kandidatury schválit.

Po schválení kandidatury zůstává zobrazena tato kandidatura, ale změní se tlačítka na jejím konci. Pro návrat do aktuálního seznamu kandidátů klikněte na tlačítko Zpět.

Teprve po schválení jsou kandidáti zveřejněni na záložce Kandidáti.

V roli Vedoucí/administrátor střediska je možné stáhnout dokumenty přímo pro daný sněm – pro již proběhlý sněm má smysl pouze zpráva kandidátní komise, pokud ji již nemáte jinak zpracovanou. Tyto dokumenty NEJSOU povinné, nicméně údaje v nich uvedené ano. Obzvláště zápis ze sněmu je velmi důležitý, protože to je jediný uznávaný doklad o zvolení do funkce.

Po sněmu je pak potřeba zadat výsledky. Na kartě volby je třeba zadat u každého kandidáta počet hlasů, které získal. Ty se zadávají pro každou volenou funkci zvlášť - výběr v rozbalovacím menu je potřeba potvrdit tlačítke Zobrazit kandidáty. Stisknutím tlačítka zadat se zobrazí textové pole, do kterého zadáte počet získaných hlasů. Pro funkce volené ve dvojicích stačí zadat výsledek u jednoho z kandidátů dané dvojice, ke druhému se doplní automaticky stejný výsledek. Pole zda byl zvolen označuje, který z kandidátů byl do funkce skutečně zvolen - tj. získal ji. Jde hlavně o členy střediskových rad, kterých může mít každé středisko jiný počet. Tímto polem se tedy označuje, kdo z kandidátů je členem rady. Ostatní funkce jsou většinou unikátní, nebo jinak definované (např. delegáti ostatních sněmů prostřednictvím kvóty), a systém je dovede dopočítat sám.

Dokud nebude počet hlasů zadán ke všem kandidátům, skautIS nedovolí sněm uzavřít!

Tlačítkem Uložit se pak přesunete na dalšího kandidáta. V případě rovnosti hlasů je možné šipkami upravit pořadí (o tom rozhoduje sněm svým usnesením).

Po nahrání zápisu (na kartě Základní údaje) je možné sněm uzavřít. Proto je nutné splnit všechny tyto podmínky:

• pracovat v roli vedoucí/administrátor střediska
• všichni kandidáti musí být schválení (nebo zamítnutí) a musí mít zadaný výsledek volby (tj. i nulu – 0)
• musí být vložený zápis ze sněmu (v případě již proběhlého sněmu systém na nutnost nahrání zápisu neustále upozorňuje)

POZOR: Delegáti na sněmy VOJ a na VSJ se generují (budou generovat) na základě kvóty zadané při založení sněmu VOJ (VSJ), ale pouze po uzavření sněmu! Neuzavřené sněmy jako by se nekonaly a delegáti na nich zvolení nebudou ve skautISu zahrnuti mezi delegáty sněmů VOJ (VSJ)!

Sněm je sice možné znovuotevřít, ale pouze v případě nutnosti. Delegáti na sněmy VOJ a VSJ se totiž přiřazují k okamžiku uzavření sněmu. V případě jeho znovuotevření tedy dojde ke zrušení přiřazených delegátů a k opětovnému přiřazení při uzavření sněmu. To už může být odlišné od toho původního.

Pokud jste to již nezadali jinak, klikněte na tlačítko Přidělit funkce – tím dojde k automatické výměně činovníků v seznamu funkcí.

Pokud jsi tedy založil již proběhlý sněm a potřebuješ do něj jen doplnit, kdo byl na jakou funkci zvolen a chceš to všechno udělat sám bez asistence osob v kandidátní komisi, aby to tam bylo uvedeno postupuj následovně:

1. založ sněm, který již proběhl (to jsi již udělal)

2. zadej členy kandidátní komise

3. jdi do sněmu, klikni na kartu „Volené funkce“ - již zde uvidíš u jednotlivých funkcí odkaz „Kandidovat“

4. budeš moci zadat kandidátky za jiné osoby - můžeš vyhledat osoby, vyplnit povinná pole kandidátky a podat kandidátku

5. krok 4) opakuj pro všechny osoby, které chceš uvést jako kandidující (a pak i zvolené do nějaké funkce)

6. následně je nutné všechny kandidátky schválit

7. zadej výsledky voleb (uvádí se počet hlasů a zaškrtává se, kdo byl zvolen; v případě shodnosti hlasů musel sněm rozhodnout, jaké je pořadí a v tom případě použij šipky pro určení správného pořadí - v tabulce je sloupec „pořadí“, kde vidíš aktuální nastavené pořadí)

8. vlož do skautISu zápis ze sněmu (třeba nascanovaný v PDF)

9. jakmile jsou zadány výsledky voleb a zápis ze sněmu objeví se na záložce základních informací tlačítko „Uzavřít sněm“

10. pořádně překontroluj, že jsou všechny uvedené údaje ve sněmu (především výsledky voleb a že je uložen správný dokument se zápisem ze sněmu)

11. pokud jste volili i osoby v nějakých funkcích v jednotce (vedoucího, členy rady, …) můžeš využít tlačítko pro přiřazení funkcí zvoleným osobám na kartě „Volby“

12. a na závěr sněm pomocí nově zobrazeného tlačítka „Uzavřít sněm“ úplně uzavři. Tímto krokem se sněm uzavře, aby jej již nebylo možné editovat a údaje v něm se tedy považují za definitivní. Tím se automaticky všichni, kdo byli zvoleni na pozici delegáta vyššího sněmu označí jako zvolení delegáti (ostatní budou náhradníky v daném pořadí) a na vyšším sněmu se delegáti objeví a získají nové role v tomto vyšším sněmu.

Poznámka: Delegáti vyššího sněmu tedy nejsou na vyšším sněmu zobrazeni dokud není střediskový sněm uzavřen (neboť před úplným uzavřením sněmu je možné provádět úpravy i ve výsledcích sněmu a mohlo by tak dojít k problémům na vyšším sněmu při vyhodnocování, kdo je a kdo není delegátem)

Poznámka 2: každý kdo je zvolen jako delegát vyššího sněmu může z této funkce samozřejmě odstoupit (má-li k tomu vážný důvod). To pak může udělat v roli „účastník příslušného vyššího sněmu“ na kartě přehledu delegátů vyššího sněmu. Pokud odstoupí, tak na jeho místo automaticky skautIS doplní zvoleného náhradníka z Vaší jednotky (pokud jste nějakéh náhradníka zvolili a zadali do výsledků sněmu).