Zde je možné najít všechny základní informace, které jsou potřeba o sněmu vědět nebo uvést. Většina informací byla uvedena při svolávání sněmu.
Dole najdete přehled šablon všech dokumentů, které potřebujete. Odkaz „Úplný zápis a stručný návod ke sněmu“ obsahuje .zip soubor návodů a dokumentů včetně Zprávy kandidátní komise k ručnímu vyplnění.
Souhlasy osob se zápis do spolkového rejstříku - pokud se osoba ve funkci nemění a během tří let nezměnil/a Příjmení nebo trvalé bydliště není nutné pro ně generovat nové souhlasy a skautIS tuto věc dokáže vyhodnotit a podle toho nabízí počet souhlasů.
Založením sněmu se rozešle e-mailové upozornění administrátorovi dané jednotky a administrátorovi nadřízené VOJ. V případě již proběhlého sněmu se nerozesílá upozornění delegátům.
Po nahrání zápisu (na kartě Základní údaje) je možné sněm uzavřít, pro což je nutné splnit všechny tyto podmínky:
Upozornění: Zápis lze nahrát pouze jako jeden dokument. Pokud tedy máte například jeden zápis a tři přílohy, je potřeba vše sloučit do jednoho dokumentu a ten pak nahrát. Pro sloučení můžete využít například tuto online službu.