Google Skupiny: Automatická pravidla

Automatická pravidla umožňují automaticky přidávat či odebírat členy dané Google skupiny.

Pravidla pracují na základě aktuální evidence osob ve skautISu, tzn. umožňují pracovat s členstvím ve skupině na základě členství osoby v jednotce (s příchodem či odchodem člena) nebo příslušnosti k výchovné kategorii či výkonu funkce.

Pravidla lze nastavit pro členy dané jednotky i podřízených (např. pro vytváření konference pro střediskovou radu zahrnující i vedoucí oddílů), dokonce lze v konferenci pracovat s rodiči jednotlivých členů.

U krajů a okresů nelze vytvořit automatické skupiny generované na základě věkové kategorie (tedy automaticky zahrnout členy podřízených jednotek - středisek, oddílů, družin…). Kraje i okresy mohou pracovat pouze se skupinami na základě funkce.

Členství v takto definované Google skupině se pak automaticky aktualizuje jednou za den, případně kdykoli na ruční vyžádání.

Automatická pravidla nebrání použití i ručního přidávání členů do skupiny, tyto možnosti lze kombinovat.

Pro definování automatických pravidel slouží záložka Automatické členství ve skupině, na kterou se dostanete z detailu Google skupiny v sekci Rozesílací seznamy, konference a Google Skupiny na stránce Moje → Moje jednotka → záložka Domény a Google.

Tato záložka slouží jak k vytvoření nových pravidel skupiny, tak i pro základní nastavení skupiny.
Nastavení automatického pravidla proveďte v těchto krocích:

1. Základní nastavení skupiny

Při definování automatických pravidel je důležité nastavit, jakým způsobem má synchronizace členů probíhat. Synchronizace může u celé skupiny:

přidávat a odebírat osoby, nebo
pouze přidávat osoby, nebo
pouze odebírat osoby.

Vyberte vhodné nastavení a stiskněte tlačítko Uložit.
POZOR! Po uložení volby nejste o této skutečnosti nijak informováni!

2. Přehled vybraných nastavení skupiny

V této sekci definujete již konkrétní pravidla pro automatické načítání členů do skupiny. Pro danou Google skupinu můžete založit více pravidel, která jsou následně vypsána v CHYTRÉ TABULCE .

Vytvoření nového pravidla
Stiskněte tlačítko Vytvořit nové pravidlo.

Úprava / smazání pravidla
Stiskněte tlačítko Upravit u příslušného pravidla.

Příklady automatických pravidel
Konkrétní příklady nejčastěji používaných pravidel.

3. Synchronizace

Sekce Synchronizace informuje o tom, kdy byla naposledy provedena aktualizace členů skupiny na základě jejího aktuálního nastavení.

Aktualizace probíhá jednou denně, a to v nočních hodinách, provedené změny se tedy projeví se zpožděním.

Aktualizaci členů můžete vynutit stisknutím tlačítka Vynutit synchronizaci. Toto tlačítko slouží buď:

k prvotní aktualizaci členů skupiny na základě provedeného nastavení pravidel,
nebo pro uvedení skupiny do výchozího stavu dle nastavených pravidel.

Vytvoření nového pravidla

Stiskněte tlačítko Vytvořit nové pravidlo na záložce Automatické členství ve skupině v sekci Přehled vybraných nastavení skupiny.
Vyberte Typ úrovně synchronizace, tzn. z jakých jednotek se mají členové do skupiny načítat. Na výběr máte z těchto možností:
- Pouze osoby z mé jednotky
- Osoby se všech podřízených jednotek
- Osoby z vybraných jednotek
Definujte, zda chcete vybírat osoby na základě funkce. Pokud ano, nastavte přepínač Jedná se o funkci na hodnotu „Ano“.
U krajů a okresů nelze vytvořit automatické skupiny generované na základě věkové kategorie (tedy automaticky zahrnout členy podřízených jednotek - středisek, oddílů, družin…). Kraje i okresy mohou pracovat pouze se skupinami na základě funkce.
Stiskněte tlačítko Uložit.
V zobrazeném formuláři Detail pravidla vyplňte konkrétní podmínky pro automatické členství osob ve skupině, více viz kapitola Detail pravidla.

Detail pravidla

Po založení nového pravidla, nebo po stisku tlačítka Upravit na záložce Automatické členství ve skupině v sekci Přehled vybraných nastavení skupiny můžete upravit nastavení daného pravidla.

Konkrétní příklady nejčastěji používaných pravidel naleznete v článku Google Skupiny: Automatická pravidla - příklady.

Nastavení detailu pravidla se skládá ze tří částí, přičemž třetí část je ovlivněna volbou „Vybírat osoby na základě funkce“.
Pro správnou funkčnost pravidla je potřeba zadat údaje do všech třech částí !

1. Nastavení chování pravidla

A. Úprava obecného nastavení pravidla

Můžete změnit volbu jednotky, nebo výběr osob na základě funkce.
POZOR - po změně výběru osob na základě funkce dojde ke změně formuláře!

B. Smazání pravidla

Pro smazání pravidla stiskněte tlačítko Smazat.

2. Výběr kontaktu přidávaného do skupiny

V této sekci vyberte kontakty, které budou u každé osoby automaticky synchronizovány:

Ve formuláři Přidat typ kontaktu vyberte daný typ kontaktu:
- Hlavní e-mail osoby
- E-mail matky
- E-mail otce
- E-mail jiného zákonného zástupce
Stiskněte tlačítko Přidat.
Vybrané typy kontatků se zobrazí v CHYTRÉ TABULCE nad fomulářem.

Pro odstranění typu kontaktu stiskněte tlačítko Smazat.

3. Výběr věkové kategorie / Výběr funkce

V této části se zobrazí buď sekce Výběr věkové kategorie nebo Výběr funkce, a to na základě volby Vybírat osoby na základě funkce.

Ve formuláři Přidat kategorii členství / Přidat funkci vyberte odpovídající možnost.
Na základě této volby budou do skupiny přidávány pouze osoby, které mají ve skautISu aktuálně platnou věkovou kategorii / funkci, kterou jste vybrali.
- V případě výběru funkce máte ještě dostupnou volbu Zobrazit funkce podřízených jednotek. Pokud je potřebujete do skupiny zahrnout, nastavte přepínač na hodnotu „Ano“.
Stiskněte tlačítko Přidat.
Vybrané volby se zobrazí v CHYTRÉ TABULCE nad fomulářem.

Pro odstranění věkové kategorie / funkce stiskněte tlačítko Smazat.

≡..Jednotky..≡..Domény a Google..≡..Google Skupiny | ..Přidání členů do Google skupiny..…..Příklady automatických pravidel..

ROZCESTNÍK : Podívejte se na mapu stránek týkajících se oblasti Google jednotky.