V levém hlavním menu vyberte: Exporty » Osoby
Systém skautIS nabízí spoustu možností exportů - ovšem vždy záleží, v jaké roli chcete export provádět. Pokud jste vedoucí střediska, můžete exportovat data ze střediska. Pokud máte roli krajskou, můžete si vyexportovat celý kraj.
Vždy zvažte, jaké údaje exportujete a k čemu je opravdu potřebujete.
Vygenerování exportu z nachystané šablony
Vytvoření nebo editace šablony
Postup:
1. Vyberte požadovanou šablonu z rolovací nabídky. Pokud vám obecné šablony nevyhovují, lze si vytvořit vlastní (buď z kopie stávající šablony nebo vytvořit úplně novou).
2. Vyberte jednotky, ze kterých se mají exportovat data. Primárně se nastaví ta jednotka, ke které má vaše současná role oprávnění.
Pokud chcete generovat data pouze z podřízených jednotek, pak tuto hlavní jednotku smažte tlačítkem Smazat.
Poté přidejte konkrétní podřízené jednotky vyhledáním přes dalekohled a tlačítkem Přidat. Přepínač Včetně podřízených jednotek určuje, zda se data exportují pouze z vybrané jednotky anebo i ze všech jejích podřízených.
Pokud chcete provést export dat pouze ze své podřízené jednotky, ke které máte roli Vedoucí/admin, pak se do této konkrétní role přepněte a nemusíte pak jednotku ručně vybírat v exportu.
V roli Oddíl: vedoucí/admin navíc budete mít přístup k údajům z přihlášek.
3. Vyberte, jaký má být výsledný formát vašeho exportu:
Pokud je vygenerovaný výsledek příliš obsáhlý, zobrazí se upozornění. Kliknutím na oranžový odkaz „Zobrazte jej na samostatné stránce“ se data otevřou v prohlížeči.
Na záložce Správa a nastavení exportů můžete:
Smazání vytvořené šablony není možné.
Při vytváření nebo editaci šablony můžete pracovat se dvěmi hlavními oblastmi nastavení:
Zde nastavíte, podle kterých faktorů má skautIS zařadit či vyloučit osoby do/z exportu ze zvolených jednotek.
Pokud máte v plánu stejný export se stejným omezením na určité jednotky používat častěji, vyberte jednotky rovnou zde (například pravidelný export aktualizovaných kontaktů na rodiče dětí ve vašem oddíle) úplně stejně jako při nastavení parametrů generování nového exportu dle vytvořené šablony.
Pokud však chcete stejnou šablonu zopakovat pro různé jednotky (například vývoj členské základny ve střediscích po jednotlivých letech), je lepší přímo v šabloně výběr jednotek neomezit a volbu provést až při samotném zadávání generování exportu podle této šablony. Tabulka jednotek v šabloně tak zůstane prázdná.
Pokud potřebujete exportovat pouze jeden rok nebo jeden druh členství, je zapotřebí omezit volbu na přesné zadání.
Zde nastavíte volitelný vzhled exportu - tj. jaké sloupce se ve výsledném dokumentu zobrazí.
Zde můžete zvolit dva typy zobrazení ve stažených souborech:
b) kvalifikace/funkce do jednotlivých sloupců (ano/ne) - je potřeba nejen volbu zaškrtnout, ale zobrazením podnabídky pomocí tlačítka Rozbalit možnosti zaškrtnout všechny funkce, pro které se má vytvořit samostatný sloupec. Pokud osoba na řádku danou kvalifikaci nebo funkci má, bude mít v příslušném sloupečku hodnotu „ano“.
Přihláška osoby se řadí do kategorie velmi citlivých údajů. Vzhledem k tomu, že jsou v organizaci střediska různé velikosti, je přístup k přihláškám omezen pouze na osobu s rolí Oddíl: vedoucí/admin - tedy osobu, která má k členům nejblíž a potřebuje s údaji v přihlášce pracovat (aby nedocházelo k střediskovým velkoexportům).
V této kategorii jsou i souhlasy vyžadované GDPR, a proto při exportu těchto údajů ze střediska se vám výsledek nezobrazí a uvidíte pouze —.