Základním dokumentem pro administrativu tábora je Směrnice k táborům, kde najdete všechny důležité informace.
Zároveň vám s přípravou tábora může velmi pomoci celá informační táborová sekce Skautské křižovatky. Tam najdete například i check-list pro přípravu tábora nebo mezi dokumenty ke stažení vzory přihlášek pro členy i nečleny.
Samotnou táborovou hlášenku je nutné vyplnit ve skautISu (před táborem předpokládané údaje a po táboře zadání skutečnosti).
Táborová agenda:
Založení táborové hlášenky
- Celostřediskový tábor
- Tábor jedné nebo více jednotek ze stejného střediska
- Tábor jednotek z různých středisek
Editace údajů táborové hlášenky
- Základní údaje a Vedení tábora
- Účastníci a jejich počty
- Táborový rozpočet
- Upřesnění pro MHMP (pro střediska v kraji Praha)
Táborové e-přihlášky
- Příprava a nastavení e-přihlášek
- Rozeslání táborových e-přihlášek
- Odevzdání e-přihlášky účastníkem (zákonným zástupcem)
- Dokončení přihlašování na tábor
Stav a odevzdání hlášenky
1. Odevzdání před táborem ke schválení střediskovou radou
2. Schválení hlášenky střediskem
(3. Změna v čase po schválení střediskem a před táborem)
4. Závěrečné odevzdání skutečnosti
5. Zrušení neproběhlého tábora
Po táboře pak můžete skautIS zcela volitelně využít i k vyplnění hodnocení kvality tábora.
Základní údaje : Přehled hlavních informací o táboře, export hlášenky a smazání hlášenky.
Vedení tábora : Vedoucí a zástupce vedoucího tábora, hospodář, zdravotník.
Účastníci a přihlášky : Základní i podrobná evidence počtů účastníků, s možností evidovat jmenný seznam. Práce s táborovými e-přihláškami.
Seznam účastníků tábora:
Práce s tabulkou účastníků : Jak pracovat se standardními sloupci tabulky a sloupci táborových e-přihlášek.
Přidání účastníků : Jak přidat osoby do jmenného seznamu účastníků z vlastní nebo cizí jednotky, nečlena či cizince.
Táborové e-přihlášky : Jak pracovat s táborovými elektronickými e-přihláškami.
Výchozí nastavení e-přihlášky : Nastavení platebních údajů, vlastních informací a otázek, data uzavření přihlašování apod.
Odeslání e-přihlášky : Jak má vedení tábora postupovat pro odeslání e-mailu s odkazem na vyplnění e-přihlášky
Jak vyplnit táborovou e-přihlášku : Návod pro účastníka tábora (zákonného zástupce), jak má vyplnit táborovou e-přihlášku.
Náhledy zasílaných e-mailů : Jak vypadají zprávy zasílané skautISem při zpracování táborových e-přihlášek.
Exporty ze seznamu účastníků : Druhy exportů ze seznamu.
Skutečný seznam účastníků po táboře : Seznam konečných účastníků tábora pro odeslání skutečnosti.
Počty účastníků tábora:
Předpokládané počty účastníků před táborem : Vložení předběžných počtů účastníků tábora.
Skutečný počet účastníků tábora po jeho ukončení : Zadání povinných součtů pro konečné odeslání skutečnosti tábora.
Rozpočet tábora : Předběžný rozpočet tábora a doplnění skutečných nákladů po táboře.
Stav a odevzdání : Přehled aktuálního stavu tábora a odevzdání/schválení/otevření hlášenky.